Logiciel de caisse et conformité fiscale : ce qu'il faut exiger

Le logiciel de caisse conformité fiscale repose sur une règle simple : l'article 286-I-3° bis du CGI oblige l'assujetti à la TVA à utiliser un logiciel ou système de caisse qui respecte quatre conditions. Ces conditions sont l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données. Elles s'appliquent depuis le 1er janvier 2018. En cas de contrôle, c'est vous, l'exploitant, qui devez justifier de la conformité, avec un document fourni par votre éditeur.

Cet article est une check-list : quoi demander, quoi vérifier, et qui répond de quoi. Il ne remplace ni votre comptable ni les sources officielles. La règle sur les attestations a changé deux fois en un an. Vérifiez donc le texte en vigueur sur impots.gouv.fr et dans le BOFiP avant de signer. Certains points (sanctions, détail de la piste d'audit) ne sont pas tranchés ici : nous le disons clairement.

Obligations d'un logiciel de caisse en restaurant : les quatre conditions

Les obligations d'un logiciel de caisse en restaurant visent tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur. Elles concernent ceux qui vendent à des clients particuliers sans facture et qui utilisent un logiciel ou système de caisse. Un snack, une pizzeria ou une boulangerie entrent donc dans le champ.

Un site d'expert-comptable indique que la franchise en base de TVA n'exonère pas de l'obligation. Cette source est secondaire : confirmez le point sur impots.gouv.fr ou auprès de votre comptable.

Le but de la loi est d'empêcher les logiciels dits permissifs, qui permettaient de modifier ou de supprimer des encaissements sans laisser de trace. Tout ce qui suit découle de cet objectif.

• Inaltérabilité des données enregistrées
• Sécurisation contre les modifications non tracées
• Conservation des données pour le contrôle
• Archivage traçable et protégé

Inaltérabilité, conservation et archivage : ce que la caisse doit faire

Le système doit prévoir une clôture journalière et une clôture mensuelle. À chaque clôture, il calcule des données cumulatives et récapitulatives intègres et inaltérables : le cumul du grand total de la période et le total perpétuel. Ces informations proviennent du BOFiP BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Relisez la version en vigueur, celle du 01/10/2025.

La conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, et pas seulement sur le Z de caisse. Elle porte aussi sur les données cumulatives et récapitulatives. Un exploitant qui ne garde que les Z ne respecte pas l'obligation.

Pour l'archivage, les totaux de contrôle issus des clôtures doivent rester dans le logiciel, protégés par la garantie d'inaltérabilité. Ils ne doivent jamais être purgés. Avant de purger les données élémentaires, tout ce qui a été enregistré depuis le dernier archivage doit être archivé, et la traçabilité de la purge doit être conservée.

Sur la durée de conservation, une source secondaire évoque au moins six ans. Ce chiffre est à recouper avec le BOFiP et le Livre des procédures fiscales. Demandez-le à votre comptable.

Attestation logiciel de caisse : de quoi parle-t-on, qui la fournit ?

Deux preuves sont possibles, une seule suffit. La première est un certificat délivré par un organisme accrédité. La seconde est une attestation individuelle de l'éditeur, conforme au modèle fixé par l'administration. L'éditeur est celui qui détient le code source et maîtrise la modification des paramètres du produit.

C'est donc l'éditeur qui remet le document. Un modèle existe : la lettre BOFiP BOI-LETTRE-000242, intitulée « Modèle d'attestation individuelle relative à l'utilisation d'un logiciel ou d'un système de caisse sécurisé ». Si votre éditeur vous remet une simple brochure commerciale, ce n'est pas une attestation.

Un logiciel caisse certifié renvoie souvent à des noms comme NF 525 ou LNE, cités comme référentiels courants par un site d'expert-comptable. Ce sont des sources secondaires. Demandez le document lui-même, pas seulement un logo.

Attestation ou certificat : une règle qui a changé deux fois

La loi de finances 2025, du 14/02/2025 (article 43), a supprimé l'attestation individuelle. Seul le certificat externe restait valable. Le BOFiP du 01/10/2025 a ensuite prorogé jusqu'au 31/08/2026 le délai d'obtention du certificat par l'éditeur.

La loi de finances 2026, loi n° 2026-103 du 19/02/2026 (article 125), rétablit l'attestation individuelle de l'éditeur. Vous pouvez donc à nouveau produire soit le certificat, soit l'attestation. Cela s'applique à compter du 21/02/2026. Le certificat reste valable : la réforme ajoute une option.

Un praticien conseille que l'attestation couvre le logiciel et la version réellement utilisés, et qu'elle soit actualisée en cas de changement de version ou de modules. Ce n'est pas une règle officielle, mais c'est un réflexe prudent. La règle a bougé récemment : revérifiez-la à la date où vous signez.

Piste d'audit : ce que l'administration peut vous demander

Le détail officiel de la piste d'audit n'est pas repris ici. Vous trouverez la liste précise des données à enregistrer et le format des fichiers demandés dans le BOFiP. Le droit de communication et le délai de remise s'y trouvent aussi. Faites-les vérifier par votre comptable.

Ce qui est établi, c'est ce que vous devez pouvoir présenter. Il s'agit des données ligne par ligne, des données de clôture (grands totaux, total perpétuel) et de la traçabilité des archivages et des purges. Vous devez aussi pouvoir présenter le certificat ou l'attestation.

Concrètement, testez avant le contrôle. Demandez à votre éditeur d'extraire une période complète et regardez si vous savez la retrouver seul, un soir de fermeture, sans appeler personne.

Fonctions de caisse à surveiller : annulations, remises, réouverture, clôtures

Les clôtures sont le point le plus clair : au minimum une clôture journalière et une clôture mensuelle, avec grands totaux et total perpétuel. Vérifiez que la caisse les produit sans intervention manuelle fragile.

Pour les annulations, les remises et la réouverture de ticket, nous n'avons pas de règle officielle détaillée à citer. La logique de la loi reste claire : aucune opération d'encaissement ne doit pouvoir être modifiée ou supprimée sans trace. Consultez le BOFiP et la FAQ de la DGFiP pour le détail.

Testez ces cas pendant la démonstration. Annulez un ticket après encaissement, appliquez une remise en plein coup de feu, tentez de rouvrir un ticket de la veille. Demandez ensuite à voir la trace laissée, et vérifiez qu'elle ne s'efface pas.

• Annulation d'un ticket déjà encaissé
• Remise appliquée en cours de service
• Réouverture d'un ticket clos
• Clôture journalière et mensuelle

Qui est responsable de quoi entre l'éditeur et l'exploitant ?

L'éditeur délivre le certificat ou l'attestation, sur un modèle fixé par l'administration. Vous, l'exploitant, êtes celui qui doit justifier de la conformité : les textes disent que les assujettis doivent produire le document. La conservation et l'archivage des données vous incombent aussi.

La répartition fine reste à vérifier : sauvegardes, paramétrage, hébergement cloud, responsabilité en cas d'attestation inexacte. Nous n'avons pas de source officielle pour trancher. Le contrat doit donc le dire noir sur blanc.

Sur les sanctions, des sources secondaires évoquent une amende de 7 500 € par logiciel non conforme. Ce montant n'est pas vérifié auprès d'une source officielle. Contrôlez-le avec votre comptable, à partir de l'article 1770 duodecies du CGI. Ne signez pas sans savoir qui prend en charge quoi si le logiciel est jugé non conforme.

Check-list de questions à poser avant de signer

Posez ces questions par écrit et gardez les réponses. Un éditeur sérieux répond sans détour. Relisez aussi les conditions générales de vente : durée, résiliation et responsabilités y figurent. Chez Locatouch, le [[logiciel de caisse Locatouch|logiciel-caisse.html]) est fourni en mode SaaS, sans engagement de durée minimale, avec un préavis de trente jours. Pour la conformité, demandez le document à jour, comme à n'importe quel éditeur, ou poser vos questions directement à l'équipe.

Les dix questions ci-dessous découlent des points établis plus haut. Elles ne sont pas reprises d'une source officielle.

• Certificat d'organisme accrédité ou attestation individuelle au modèle BOI-LETTRE-000242 ?
• Le document couvre-t-il ma version et mes modules (mode restaurant compris) ?
• L'attestation est-elle mise à jour en cas de changement de règle ou de version ?
• Clôtures journalières et mensuelles, avec grands totaux et total perpétuel ?
• Toutes les données ligne par ligne sont-elles conservées, pas seulement les Z ?
• Archivage et purge sont-ils tracés, totaux de contrôle conservés en permanence ?
• Où sont hébergées les données, combien de temps, et puis-je les récupérer si je change d'éditeur ?
• Annulation, remise, réouverture : est-ce tracé et non effaçable ?
• Puis-je extraire les données en cas de contrôle, et dans quel format ?
• Que prévoit le contrat si l'attestation est inexacte ou le logiciel jugé non conforme ?

Pour être en règle, exigez un document daté qui couvre votre version, des clôtures automatiques, la conservation ligne par ligne et une trace de chaque annulation ou remise. Faites-vous confirmer par écrit qui prend en charge quoi. La règle des attestations a changé récemment : relisez-la à la date de signature.

Avant de vous engager, appelez votre comptable pour valider la durée de conservation et les sanctions. Testez la caisse en conditions réelles, pendant un service. Un éditeur qui accepte ces tests a de bonnes chances d'être sérieux.

Questions fréquentes